Informations Préleveurs

Ordonnances

Critères de conformité d'une ordonnance : L’ordonnance étant le point de départ de toute analyse, la lisibilité de la prescription et de l’identité du patient est indispensable. Elle est valable pendant un an à partir de la date de rédaction par le prescripteur.

L’ordonnance doit comporter obligatoirement :

• L'identification du patient.
• Les nom et prénom du médecin prescripteur.
• Le numéro d’identification du prescripteur.
• L'adresse et le numéro de téléphone et/ou de fax du prescripteur.
• Elle doit être datée et signée.

Demande d'analyse

Demande d'analyse sans ordonnance :

Dans certains cas, une demande d’examen peut être formulée oralement :

• Rajout par un médecin d’un ou plusieurs examens sur un échantillon déjà reçu au laboratoire .
• Demande d’analyses directement par le patient.

Ce type de demande d’examen formulée hors prescription peut être pris en compte en respectant les exigences suivantes :

Rajout d’un ou plusieurs examens par un médecin :

• Présence d’un échantillon adéquat.
• Délai de conservation compatible avec l’ajout d’examen.
• Demande d’envoi d’une nouvelle ordonnance

Demande d’analyse à la demande du patient sans ordonnance : Pour toute demande de rajout d’analyses sans ordonnance, le patient doit signer un formulaire de consentement mis à sa disposition par notre secrétariat acceptant la non prise en charge par CPAM.

Délais pour l’ajout d’une analyse : Dans certaines conditions, le prescripteur peut demander des analyses complémentaires. Dans ce cas, il doit nous transmettre une prescription complémentaire.

Un nouveau prélèvement du patient peut être évité si les conditions suivantes sont réunies :

• Le tube nécessaire pour la réalisation de l’analyse a déjà été prélevé lors du prélèvement précédent.
• Le délai entre le premier prélèvement et la demande d’ajout est compatible avec la réalisation de l’analyse.

Pour tout renseignement complémentaire, merci d’appeler le laboratoire.

Documents

Documents obligatoires : Certaines analyses étant soumises à une entente préalable, un consentement, ou une attestation de consultation. Un formulaire spécifique doit être complété, signé par le prescripteur et par le patient, et joint à l’ordonnance (Ex : Evaluation du facteur du risque de trisomie 21 fœtale sur marqueurs sériques dans le sang maternel et HBL27).

Vous pouvez si besoin télécharger et imprimer le formulaire de consentement concernant l'évaluation du facteur de risque de trisomie 21 et pour les autres formulaires, vous pouvez vous adresser directement au secrétariat du laboratoire pour obtenir les renseignements nécessaires.

INFORMATIONS GENERALES

Le personnel du laboratoire est habilité à réaliser les divers types de prélèvements soit :

SANS RENDEZ-VOUS

• Les prélèvements sanguins adultes et pédiatriques.
• Les prélèvements bactériologiques (peau, sphère ORL, ….).

SUR RENDEZ-VOUS

• Les prélèvements de spermiologie.
• Les tests dynamiques chez les enfants sur le site de Rive Gauche.

Avant tout prélèvement, nos préleveurs s'assurent de la bonne identité du patient en lui faisant décliner ses noms, prénoms et date de naissance.

Ils s'assurent par la même occasion que le patient répond bien aux exigences pré-analytiques définies dans le manuel de prélèvement.

Le laboratoire n'assure pas les prélèvements sanguins à domicile. Pour ces derniers veuillez vous adresser à une infirmière libérale de votre secteur, ou contacter le laboratoire qui vous fournira les renseignements nécessaires.

Transport des échantillons biologiques

L’emballage des prélèvements est conforme à la législation en vigueur basée sur le principe du "triple emballage". Les normes d’étiquetage de l’emballage extérieur sont respectées (Logo UN3373, mention « matières biologiques de catégorie B’’, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du laboratoire).

Les prélèvements sanguins sont recueillis dans des tubes étanches, une boîte de prélèvement contient les tubes d’un seul patient. Les boîtes de prélèvements sont étanches et anti-chocs, elles préservent les prélèvements de toute détérioration (perforation, casse, altération par la lumière).

Les autres échantillons biologiques (selles-urines – etc.) sont recueillis dans des dispositifs spécifiques et sont placés dans des sachets plastiques unitaires double poche (type Kangourou).

Principe du transport mis en place au laboratoire : Le ramassage des prélèvements au niveau des points de collectes est assuré quotidiennement par des coursiers. Ils utilisent des véhicules climatisés garantissant ainsi les conditions de températures préconisées. Une sonde embarquée enregistre et trace la température ambiante du véhicule.

Les modalités des tournées décrites dans les feuilles de bord des coursiers, permettent d’assurer une durée de transport minimisée.

La traçabilité de la prise en charge des prélèvements est assurée par les coursiers. Ils notent sur leur feuille de route, le nombre d’échantillons récupérés à chaque étape de leur tournée.

Délais

Délais et conditions d'acheminement : Afin de garantir la qualité des résultats, il est recommandé d’éviter les chocs thermiques et / ou un délai pré-analytique toléré trop long.

Délai pré-analytique : Certaines analyses subissent une dégradation au cours du temps, le délai pré-analytique toléré doit être limité.

Définition du délai pré-analytique toléré : C’est le délai entre l’heure de prélèvement et l’heure de début de la réalisation technique de dosage du paramètre. Ce délai comprend le délai d’acheminement.

Définition du délai d’acheminement : C’est le délai entre l’heure du début du ramassage du prélèvement au niveau des points de collectes par le coursier et l’heure de réception au laboratoire.

Pour certaines analyses sensibles nécessitant un délai pré-analytique toléré trop court, il est recommandé d’effectuer le prélèvement au laboratoire.

La température

La température de conservation de la plupart des échantillons sanguins, y compris pendant le transport, doit être maintenue entre 15 et 25°C (température ambiante).

Le laboratoire met à la disposition des préleveurs des mallettes de transport 
isothermes afin de garantir la qualité du transport des échantillons biologiques.

Pour les analyses nécessitant des conditions de conservation à 0°C ou 37°C, il est recommandé d’effectuer le prélèvement au laboratoire.

Pour les infirmières, il est recommandé de stocker dans votre véhicule le minimum de boîtes de prélèvement non utilisées afin d’éviter d’éventuels chocs thermiques préjudiciables à la bonne conservation des additifs contenus dans les tubes (anticoagulant...).

Principales causes d'erreurs et conséquences

• Température de conservation et délai d’acheminement.
• Délai dépassé : Possible modification qualitative et quantitative des paramètres à doser.

Critères administratifs

Le Laboratoire a mis en place un système de vérification administratives de conformité des échantillons à l’enregistrement du prélèvement.

• Recueil correct des informations indispensables au bon enregistrement du dossier : Nom, prénom, date de naissance, nom de naissance, date et heure de prélèvement, nom du préleveur, renseignements administratifs pour la prise en charge,...
• Respect de la concordance d'identification : Ordonnance/ échantillons / fiche identification personnelle.
• Respect des critères d’identification des échantillons.
• Respect de préconisations patients, en particulier conditions de recueil.
• Recueil des renseignements cliniques.

Critères techniques

Le Laboratoire a mis en place un système de vérification des échantillons lors du prétraitement du tube au niveau technique.

• Volume minimum requis.
• Type de tube en fonction des analyses (analyses et choix des tubes).
• Délai d’acheminement.
• Conditions de transport.
• Aspect / Intégrité de l’échantillon (hémolyse, lactescence, coagulation…)

Non-conformité

Ces vérifications permettent de déceler, d’enregistrer, de tracer et de traiter des « Non Conformités » (NC) selon des critères préétablis au regard des conséquences qu’elles peuvent avoir sur la qualité du résultat des analyses.

Des instructions ont été formalisées en fonction de chaque non-conformité. Elles ont été communiquées au personnel du laboratoire prenant en charge le prélèvement.

Tout prélèvement ne répondant pas aux critères d’acceptation fera l’objet d’une non-conformité.

En cas de non-conformité majeure, le prélèvement sera refusé.

Non-conformité majeure : risque sérieux pour la qualité des prestations et la fiabilité des résultats.

Non-conformité mineure : concerne une disposition devant être davantage formalisée ou précisée.

Les biologistes sont responsables des échantillons biologiques acceptés dans leur laboratoire et doivent refuser tout échantillon prélevé ou transmis dans des conditions non conformes aux procédures techniques et réglementaires.

Niveau de service

Le processus "Management de la Qualité" permet de veiller à l'adéquation et au maintien de ce niveau de service dans le temps et ceci à l'aide :

• du suivi des indicateurs des différents processus impliqués,
• du suivi des réclamations des clients,
• ainsi que par l'analyse des résultats des enquêtes de satisfactions. La Revue de Direction permet de statuer à minima une fois par an sur la pertinence et l'adéquation de notre niveau de service.

Bioserveur infirmier

Ce service vous permet de consulter et sauvegarder les ordonnances de vos patients sur votre PC ou sur une application smartphone. Pour cela 2 possibilités, il faut se connecter :

• Soit par l’intermédiaire du site Internet Bioserveur.
• Soit par l’intermédiaire d’une application mobile (Android, iPhone, iPad,…) : Bioserveur Infirmier.

Ainsi, vous pouvez consulter les ordonnances renouvelables au lit du patient ou la veille pour préparer vos visites par exemple.

Pour en comprendre le fonctionnement, un document de présentation de Bioserveur est disponible.

Si vous n’avez pas encore fait la demande d’accès à Bioserveur Infirmier et que ce service vous intéresse, il vous suffit de contacter le biologiste de votre laboratoire en mentionnant obligatoirement votre :

• Nom.
• Prénom.
• N° ADELI.
• Adresse mail.
• Numéro de téléphone portable.