Informations Préleveurs

Transport

Transport des échantillons biologiques :

L’emballage des prélèvements est conforme à la législation en vigueur basée sur le principe du "triple emballage". Les normes d’étiquetage de l’emballage extérieur sont respectées (Logo UN3373, mention « matières biologiques de catégorie B », le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du laboratoire).

Les prélèvements sanguins sont recueillis dans des tubes étanches, une boîte de prélèvement contient les tubes d’un seul patient. Les boîtes de prélèvements sont étanches et anti-chocs, elles préservent les prélèvements de toute détérioration (perforation, casse, altération par la lumière).

Les autres échantillons biologiques (selles-urines – etc.) sont recueillis dans des dispositifs spécifiques et sont placés dans des sachets plastiques unitaires double poche (type Kangourou).

Principe du transport mis en place au laboratoire :

Le ramassage des prélèvements au niveau des points de collectes est assuré quotidiennement par des coursiers. Ils utilisent des véhicules climatisés garantissant ainsi les conditions de température ambiante adéquates. Une sonde embarquée enregistre et trace la température ambiante du véhicule.

Les modalités des tournées décrites dans les feuilles de bord des coursiers, permettent d’assurer une durée de transport optimisée.

La traçabilité de la prise en charge des prélèvements est assurée par les coursiers. Ils notent sur leur feuille de route, le nombre d’échantillons récupérés à chaque étape de leur tournée.

Délais

Délais et conditions d'acheminement : Afin de garantir la qualité des résultats, il est recommandé d’éviter les chocs thermiques et / ou un délai pré-analytique long.

Délai pré-analytique : Certaines analyses subissent une dégradation au cours du temps, le délai pré-analytique toléré doit être limité.

Définition du délai pré-analytique :

C’est le délai entre l’heure de prélèvement et l’heure de début de la réalisation technique de dosage du paramètre. Ce délai comprend le délai d’acheminement.

Définition du délai d’acheminement :

C’est le délai entre l’heure du début du ramassage du prélèvement au niveau des points de collectes par le coursier et l’heure de réception au laboratoire.

Pour certaines analyses sensibles nécessitant un délai pré-analytique court, il est recommandé d’effectuer le prélèvement au laboratoire.

La Température

En fonction des analyses, les conditions de température à respecter
pour la conservation des échantillons, sont précisées dans le catalogue des analyses.

La température de conservation de la plupart des échantillons sanguins, y compris pendant le transport, doit être maintenue entre 15 et 25°C (température ambiante).

Le laboratoire met à la disposition des préleveurs des mallettes de transport isothermes afin de garantir la qualité du transport des échantillons biologiques.

Pour les analyses nécessitant des conditions de conservation spécifique, il est recommandé d’effectuer le prélèvement au laboratoire.

Il est recommandé de stocker dans votre véhicule le minimum de boîtes de prélèvement non utilisées afin d’éviter d’éventuels chocs thermiques préjudiciables à la bonne conservation des additifs contenus dans les tubes (anticoagulant...).

Principales causes d'erreurs et conséquences

• Température de conservation et délai d’acheminement.

• Délai dépassé : Possible modification qualitative et quantitative des paramètres à doser.

Critères administratifs

Le Laboratoire a mis en place un système de vérification administratives de conformité des échantillons à l’enregistrement du prélèvement.

• Recueil correct des informations indispensables au bon enregistrement du dossier : Nom, prénom, date de naissance, nom de naissance, date et heure de prélèvement, nom du préleveur, renseignements administratifs pour la prise en charge,...

• Respect de la concordance d'identification : Ordonnance/ échantillons / fiche identification personnelle.

• Respect des critères d’identification des échantillons.

• Respect de préconisations patients, en particulier conditions de recueil.

• Recueil des renseignements cliniques.

Critères techniques

Le Laboratoire a mis en place un système de vérification des échantillons lors du prétraitement du tube au niveau technique.

• Volume minimum requis.

• Type de tube en fonction des analyses (analyses et choix des tubes).

• Délai d’acheminement.

• Conditions de transport.

• Aspect / Intégrité de l’échantillon (hémolyse, lactescence, coagulation…)

Ces vérifications permettent de déceler, d’enregistrer, de tracer et de traiter des 
« Non Conformités » (NC) selon des critères préétablis au regard des conséquences qu’elles peuvent avoir sur la qualité du résultat des analyses.

Non-conformité

Des instructions ont été formalisées en fonction de chaque non-conformité. Elles ont été communiquées au personnel du laboratoire prenant en charge le prélèvement.

Tout prélèvement ne répondant pas aux critères d’acceptation fera l’objet d’une non-conformité.

En cas de non-conformité majeure, le prélèvement sera refusé.

Non-conformité majeure : risque sérieux pour la qualité des prestations et la fiabilité des résultats.

Non-conformité mineure : concerne une disposition devant être davantage formalisée ou précisée.

Les biologistes sont responsables des échantillons biologiques acceptés dans leur laboratoire et doivent refuser tout échantillon prélevé ou transmis dans des conditions non conformes aux procédures techniques et réglementaires.

Gestion post-analytique

Le stockage des échantillons est décrit dans un document au laboratoire.

Dans ce document sont énoncés la température de conservation des échantillons après analyses, les analyses complémentaires réalisables, les délais pour prescrire ces analyses.

Ces informations sont disponibles sur appel au laboratoire.